Документацию, которая поступает с товаром, нужно не только обрабатывать, но и систематизировать. В любое время должна быть возможность получить сведения по каждой единице товара, который в данное время находится на складе. При отпуске груз должен сопровождаться документами, описывающими его состояние и направление транспортировки.
Обработка информации может производиться разными способами. Сегодня большинство операций отслеживаются в режиме реального времени онлайн. Иногда целесообразно обрабатывать информационные потоки пакетно. На небольших или устаревших складах иногда встречается ручная система учета, но от нее все чаще отказываются в пользу автоматизированных компьютеризированных систем.
Перечень основной складской документации
- Предварительные документы. Они сопровождают каждое перемещение груза, его поступление на склад и отпуск заказчику. В них указывается количество единиц и тип груза.
- Товаросопроводительные документы. К ним относятся счет-фактура и накладная. Они сопровождают груз при его перемещении от поставщика к заказчику.
- Журнал поступления. Предназначен для учета первичных документов. Этот документ заполняется в момент приема товара на хранение.
- Доверенность на получение товара.
- Форма для регистрации выданных доверенностей.
- Приходной ордер для учета приемки перерабатываемых продуктов.
- Требование-накладная. Относится к внутреннему документообороту и регистрирует перемещение товара внутри предприятия.
- Карточка учета материалов. Классифицирует товары и отслеживает их перемещение.
- Накладная на отпуск товара. Необходима в случае, когда груз нужно перевезти в стороннюю организацию или филиал.