Естественная убыль на складах: нормы, от чего зависит, расчет, как снизить

Естественная убыль на складах: нормы, от чего зависит, расчет, как снизить

Естественная убыль на складах – явление, сопровождающее хранение многих видов товаров. При естественной убыли происходит безвозвратное уменьшение массы грузов или их количества. Важно, что в этом случае потери возникают в результате естественных процессов и не связаны с хищением или преднамеренной порчей.

Какие устанавливаются нормы естественной убыли на складе хранения? От чего они зависят и как снизить объем потерь? Как рассчитывать нормы естественной убыли на складах для продуктов и других товаров? На эти и другие вопросы, связанные с естественной убылью в процессе хранения, мы ответим далее в статье.

Общее понятие естественной убыли на складах

Естественная убыль на складах: нормы, от чего зависит, расчет, как снизить

При приобретении, транспортировке, хранении и реализации определенных видов товаров могут образоваться потери, причиной которых является естественная убыль на складах.

Определение естественной убыли приводится в рекомендациях по определению норм естественной убыли, подготовленных Минэкономразвития РФ. Так, согласно нормативным документам, под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах установленных норм, которое является следствием естественного изменения биологических и физико-химических свойств продукции.

Компании, которые занимаются торговлей или оказывают услуги по складскому хранению, не понаслышке знают о недостаче материальных ценностей, которая выявляется порой совершенно неожиданно. В зависимости от того, по какой причине произошла потеря, компании придется либо списывать убытки за счет чистой прибыли, либо воспользоваться нормами естественной убыли. Последнее предпочтительнее, поскольку в этом случае фирма сможет уменьшить базу по налогу на прибыль, пусть хотя бы и на часть недостачи.

Естественная убыль на складах: нормы, от чего зависит, расчет, как снизить

Далеко не все потери можно списать на естественную убыль на складах. Более того, списать по этой статье можно и не все виды товаров. Естественная убыль на складе может быть вызвана, например, усушкой, утруской, истечением срока годности, а вот технологические и аварийные потери, недостачи от брака, потери при ремонте не относятся к данной статье. Не распространяется определение и на те потери, которые возникают при хранении и транспортировке запасов из-за нарушения стандартов, правил технической эксплуатации, повреждения тары.

Таким образом, естественная убыль на складах возникает по естественным причинам и не связана с браком, нарушением условий транспортировки и хранения, потерей или хищением продукции.

Естественная убыль – это сокращение объема товаров под влиянием естественных факторов. Нормы ее зависят от того, при каких обстоятельствах произошло уменьшение. Основных процессов при этом два:

  1. Хранение. Необходимо сопоставить объем принятого товара с объемом, который фактически присутствует на складе;
  2. Транспортировка. Объем продукции, полученной покупателем, сопоставляется с объемом, указанным отправителем в документации.

Чтобы потери продукции можно было списать на естественную убыль на складах, убыток должен быть связан со следующими процессами:

  • выветривание;
  • распыление;
  • крошение;
  • таяние;
  • розлив при манипуляциях с жидким продуктом;
  • убыль вследствие длительного хранения, характерная для круп, муки.

Полный перечень факторов, приводящих к естественной убыли на складах, приводится в тех же Методических рекомендациях Минэкономразвития.

Естественная убыль на складах: нормы, от чего зависит, расчет, как снизить

Какие факторы приводят к уменьшению количества продукции, но не относятся к условиям естественной убыли на складах? Приведем основные:

  • брак;
  • технологические дефекты;
  • утрата прежних характеристик объекта вследствие неправильного хранения, нарушения технологических условий;
  • утрата качеств товара при ремонтных и профилактических работах, манипуляциях, проведенных внутри склада;
  • убытки, возникающие вследствие аварии.

Также нужно помнить о том, что нормы естественной убыли на складах хранения, которые приводятся в общих рекомендациях, не относятся к товарам, перевозимым и хранимым в герметической таре и емкостях под повышенным давлением.

Правила установки норм естественной убыли на складах

Нормы естественной убыли на складах по общему правилу должны быть установлены для двух периодов года:

  • осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта);
  • весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября).

Кроме этого, они должны зависеть от климатической группы и от типа и вместимости технологического оборудования для хранения и транспортировки. Например, для сухого склада условия хранения будут значительным образом отличаться от условий сбережения товаров на обычных складах – соответственно, и нормы естественной убыли для них будут различаться.

Нормы естественной убыли определяются по мере необходимости, но они должны пересматриваться не реже чем один раз в пять лет.

Разработку и утверждение норм естественной убыли на складах осуществляют различные министерства в зависимости от их сферы деятельности. При этом все нормы естественной убыли, применяемые при перевозках всеми видами транспорта (кроме трубопроводного), утверждаются совместно с Минтрансом.

Вне зависимости от того, какое из министерств определяло нормы естественной убыли на складе хранения для конкретной продукции, они должны быть согласованы с Минэкономразвития.

Определение норм естественной убыли на складах зависит от того, на какие товары они устанавливаются:

  • лекарства, товары для дезинфекции – Министерство здравоохранения;
  • нефть, торф, древесина и прочие природные ресурсы – Министерство промышленной науки;
  • различные строительные товары: цемент, песок – Министерство регионального развития;
  • мясо, молоко и прочие товары, полученные в результате животноводства и разведения растений – Минсельхоз;
  • продовольственная продукция, относящаяся к области общественного питания – Министерство, отвечающее за экономическое развитие.

Если нормы устанавливаются на убыток, нанесенный вследствие транспортировок, они должны быть утверждены Минтрансом.

Естественная убыль на складах: нормы, от чего зависит, расчет, как снизить

Установление естественной убыли на складе возможно только после осуществления инвентаризации. По итогам процедуры составляется акт, в котором указывается факт ущерба. Данный порядок указан в статье 12 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Если по определенной продукции нормы убыли не были утверждены, то она будет считаться сверхнормативной. Соответственно, потери не учитываются при начислении налогов. Убыток возмещается материально ответственными лицами. У предприятия могут быть свои разработанные нормы, но они не будут играть роли, если не подкреплены законом. Однако есть и исключения. Суды могут вставать на сторону предприятия. Решение судей основывается на том, что запоздалое утверждение норм Правительством не может являться причиной выплаты организацией налогов без учета фактических потерь.

Наличие утвержденных норм естественной убыли на складе не означает, что можно автоматически списывать суммы, исчисленные по нормам, в расходы.

Нужно сначала выявить фактическую недостачу или расхождение между данными сопроводительных документов и реальным наличием имущества при его приемке — то есть установить сам факт потерь от естественной убыли на складе и определить их общую величину.

От чего зависят нормы естественной убыли на складах

Естественная убыль на складах: нормы, от чего зависит, расчет, как снизить

Выше мы уже перечисляли процессы, которые можно отнести к факторам естественной убыли на складах. Рассмотрим подробнее то, для каких продуктов и товаров актуальны те или иные процессы.

Процесс естественной убыли Пояснение
Усушка, потеря влаги Не применяется для товаров в герметичной упаковке
Утруска, распыление Актуально при ревизии сыпучих продуктов с мелкой фракцией
Крошение Учитывается как при рубке замороженного мяса или рыбы, так и для кондитерских изделий, покрытых обсыпкой
Таяние, утечка Насыщение тары характерной выделяющейся жидкостью, а также утеря клеточного сока в процессе размораживания
Разлив Издержки, связанные с перемещением жидкостей между тарами, а также при торговле в розлив
Бой Рассчитывается для стеклотары

При хранении норма естественной убыли на складах рассчитывается путем сопоставления массы товара по окончании хранения с массой товара, которая была фактически принята на хранение.

Норма естественной убыли при хранении может зависеть от следующих факторов:

  • срока хранения;
  • периода года (осенне-зимний, весенне-летний);
  • типа и вместимости оборудования для хранения (резервуар, цистерна, бункер, емкость, бочка);
  • способа хранения (на открытой площадке, на закрытом складе);
  • климатической зоны (по климатическим зонам территория распределяется непосредственно в документе, которым утверждены нормы естественной убыли).

При транспортировке норма естественной убыли определяется путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем. Нормы естественной убыли утверждаются в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 12 ноября 2002 г. № 814. Согласно этому документу, эти нормы утверждают федеральные органы исполнительной власти по соответствующим отраслям.

Естественная убыль на складах при предпродажной подготовке бывает характера:

  • ликвидного, когда от товара отделяются его малоценные части, подлежащие либо продаже по более низкой цене, либо отправке на переработку;
  • неликвидного, связанного со снижением веса из-за удаления вмещающей товар жидкости, упаковки, частей с неустранимыми дефектами.

К естественным потерям качества следует отнести истечение срока годности нереализованного товара.

Если учет срока годности не ведется, то для отгрузки не всегда выбирается товар с минимальным сроком годности. Это влечет за собой то, что на складах накапливается просроченный товар, который необходимо списывать по причине естественной убыли на складе хранения или утилизировать.

Самостоятельно установленные нормы естественной убыли на складе хранения

Порядок утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке был утвержден еще в 2002 году. При этом новых норм утверждено не так много, поэтому до сих пор действуют нормы естественной убыли на складах, разработанные еще при СССР. Но и они есть далеко не для всех товарных групп, или имеющиеся нормы естественной убыли морально устарели и их нельзя применить из-за технологических нестыковок. В связи с этим владельцы складов и предприятий готовы самостоятельно разработать нормы естественной убыли в тех случаях, когда они не утверждены.

Но контролирующие органы категорически против такого подхода: применение самостоятельно разработанных норм естественной убыли в целях налогообложения прибыли не предусмотрено. Они могут использоваться исключительно для внутренней документации складского предприятия.

В случае если по каким-либо товарным группам нормы естественной убыли не утверждены, компания при исчислении базы по налогу на прибыль не может отнести к материальным расходам потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке данных товаров и материалов. Положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и/или порчи при складском хранении и транспортировке продукции в пределах норм естественной убыли, определенных локальными актами предприятия.

Как рассчитывать естественную убыль на складе

Допускается в пределах естественных норм убыль, понесенная в результате естественных причин:

  • для продовольственных товаров и сельскохозяйственной продукции;
  • для непродовольственных товаров;
  • для медикаментов, медицинских товаров.

Правовые акты, устанавливающие предельно допустимые нормы естественной убыли, которые можно отнести к естественным потерям, утверждаются соответствующими министерствами и ведомствами.

Принимается во внимание:

  • способ перевозки и вида транспорта;
  • хранение в закрытых складах или просто обеспечение сохранности ТМЦ;
  • использование для перевозки цистерн, авторефрижераторов;
  • охлаждение, замораживание в розничной торговой сети или предприятиях общественного питания;
  • необходимость дозревания во время хранения;
  • прочие факторы, играющие значимую роль в изменении массы непродовольственных товаров, продуктов питания.

Основой для определения величины естественной убыли на складах выступают данные инвентаризации, показавшей недостачу. Для подсчета хранящихся или транспортируемых запасов применяются различные методики измерения, позволяющие получить объективный результат, соответствующий номенклатурным единицам. Акт составляется в соответствии с регламентом, тогда как для оформления ведомости расхождений используется стандартная форма 0504092.

В ситуациях, когда ревизия проводится в отношении продовольственной продукции, производится взаимозачет — перекрытие недостачи излишками, вызванными пересортицей. Если после данной процедуры отрицательный баланс сохраняется — учет и списание по нормам естественной убыли применяются только в отношении тех продуктов, объем которых фактически сократился.

Прежде чем рассчитать естественную убыль на складе, проводится инвентаризация имеющегося в наличии товара, продукции, материалов, веществ. Для этого используются:

  • взвешивание;
  • замер объемов;
  • подсчет.

По итогам проведенных мероприятий составляется акт с указанием фактического ущерба, на основании которого готовят ведомость расхождений.

Расчет естественной убыли на складах должен быть произведен отдельно по каждому наименованию имеющейся продукции по формуле:

У = (Т х Н)/100, где:

У – искомое значение потерь в результате естественных факторов;

Т – учетная величина товара;

Н – допустимая величина естественной убыли, установленная нормативными, правовыми актами для данного вида продукции.

Учет в пределах норм естественной убыли на складе хранения

В соответствии с принятой на сегодняшний день практикой, определенные суммы естественной убыли на складе по каждому товару определяются как произведение количества или объема недостающей или испорченной продукции на цену поставки. Иные издержки, включая логистические затраты и налог на добавленную стоимость, во внимание не принимаются.

Для списания естественной убыли на складах применяется кредит счета в корреспонденции с дебетом 94. Параллельно с этим продукция списывается и относится к категории транспортно-заготовительных расходов, либо к стоимостным отклонениям.

Стоит отметить, что не только величину в пределах норм естественной убыли можно принять к вычету — данный порядок был определен в рамках Письма №03-07-11/02, опубликованного Министерством финансов РФ в 2008 году, однако позднее подвергся пересмотру.

Учет сверх норм естественной убыли на складе хранения

В случаях, когда объем естественной убыли на складе превышает нормативные значения, применяется фактическая стоимость, в состав которой включаются:

  • Себестоимость без НДС, но с суммой акциза (если таковой предусмотрен).
  • Издержки логистики и заготовки (в долевом пересчете).
  • Стоимостный налог, учитываемый при приобретении продукции.

В подобных ситуациях взыскание применяется в отношении виновных субъектов, в том числе — через предъявление официальных претензий логистическим сервисам, а также путем реализации норм, предусматриваемых трудовым законодательством.

Когда это невозможно — к примеру, если виновное лицо не установлено или если организация решит простить виновника, — сверхнормативные потери списываются на уменьшение финансового результата в бухгалтерском учете (в состав прочих расходов, на счет 91 «Прочие доходы и расходы») и не принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

В случае выставления претензии перевозчику, фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли на складах учитывается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям», и списывается с кредита счета расчетов.

Естественная убыль на складе хранения при отсутствии фактических потерь

Списание естественной убыли при отсутствии фактических убытков на складе не допускается. Подобные действия могут быть отнесены к противоправным, направленным для незаконного уменьшения налогообложения.

Естественная убыль отражается, прежде всего, в налоговых отчетах. Рассчитывается она для уменьшения налоговых отчислений. Широко применяется не только предприятиями, но и магазинами, торговыми центрами. Пользоваться нужно теми показателями, которые были утверждены последними. Опираться нужно именно на нормы естественной убыли на складе, установленные законом, а не компанией.

Как снизить естественную убыль на складах

Естественная убыль на складах хранения обычно закладывается в стоимость продукции или списывается при определении налоговой базы предприятия. Тем не менее всегда будет полезно снизить ее, ведь тем самым компания увеличит собственную прибыль. Рассмотрим основные способы сокращения естественной убыли на складах при хранении овощей, продуктов и других, в том числе непродовольственных, товаров.

Проблемы Организационные меры Комплексная автоматизация
Проблемы Организационные меры Комплексная автоматизация Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения 1. Оптимизировать помещение склада. Выделить зоны хранения, которые: позволяют разграничить несовместимые товары; имеют соответствующий температурный режим, освещение и влажность; освободить проходы, в том числе и в результате оптимизации оборудования для хранения товаров. 2. Оптимизировать оборудование для хранения товаров. организовать стеллажи в несколько ярусов. Таким образом, товар не будет накладываться друг на друга и это предотвратит порчу как упаковки, так и содержимого. пересмотреть размеры ячеек, сделать их соответствующими размеру упаковок хранимого товара. Оптимизировать высоту для хранения упаковок так, чтобы минимизировать свободное пространство вокруг (по бокам и сверху) хранимого товара. разделить в стеллажах зоны штучного и коробочного/паллетного хранения. Это ускорит отбор, исключит порчу коробок, обеспечит сохранность продукции.
3. Пересмотреть удобство используемого транспорта и грузоподъемного оборудования. Для складов с высокими стеллажами целесообразным может быть закупка специальных кар с подъемными лестницами или закупку станин для стеллажей. Это ускорит размещение, поиск и отбор товаров, обеспечит сохранность самих стеллажей.
Внедрение учетной системы или налаживание складского учета в текущей. С помощью внедрения специализированной программы учета или усовершенствования текущей возможно повысить скорость складских процессов, контролировать работу склада, персонала и компании в целом, сократить потери, экономить трудозатраты, снизить пересортицу, а также более эффективно использовать складское оборудование. Для эффективной работы учетной системы следует предпринять следующие шаги:
1. Выделение зоны хранения товаров на складе. Зоны выделяют фиксированные, а также резервные и критические на случай, если первые переполнятся.
2. Маркировка товар и зоны хранения. Для сокращения потерь и точного учета товаров или документов, корректной идентификации этих объектов можно использовать технологию штрихкодирования или/и RFID. Штрихкодирование позволит вести единичный учет товаров с помощью штрих-кодов, которые размещаются на каждой единице товара, и терминала сбора данных, передающего информацию в учетную систему по каждой номенклатурной единице (при наличии Wi-Fi). Технология RFID позволит вести учет больших партий товара, не требуя прямой видимости для идентификации объектов, что упрощает процесс приемки/отгрузки товара.
3. Задание алгоритмов размещения и отбора товаров. Также можно формировать кладовщику порядок обхода ячеек, оптимизировать его маршрут и снизить трудозатраты.
4. Использование специального торгового оборудования. Использование терминала сбора данных (далее ТСД) при приеме товаров позволит выявить расхождения в партии от поставщика. Маркировка поступивших товаров и ТСД также позволят контролировать сотрудников склада, исключит зависимость от персонала. Учетная система, интегрированная с ТСД, позволит вести учет товаров со сроком годности. Необходимо занести в учетную систему серии товаров, а также занести эту информацию в штрих-код на товаре. В таком случае система подскажет, какой товар и откуда необходимо взять для комплектации заказа. А ТСД проконтролирует, правильно ли кладовщик выполнил задачу.
Порча товаров со сроком годности Фиксация кладовщиками информации о сроках годности на коробках либо прикрепление бирки к товару/упаковке. В результате увеличиваются трудозатраты на размещение товаров и сборку заказов, однако обеспечивается отгрузка товара с минимальным сроком годности. Также можно разделить одинаковые товары на ячейки в зависимости от разного срока годности. Таким образом, снизится вероятность ошибок кладовщика при выборе товара, ведь он сразу будет подходить к ячейке, где все товары с минимальным сроком годности.